Noterlikte tutulacak dosya ve kartonlar

Madde 56 – Noterliklerde gelen ve giden yazıları saklamak için aşa­ğıda gösterilen dosya ve kartonların da tutulması zorunludur.

1 – Adalet Bakanlığı ve C. Savcılığından gelen yazılar kartonu,

2 – Türkiye Noterler Birliği ile noter odasından gelen yazılar kartonu,

3 – Değişik işlere ait gelen yazılar kartonu,

4 – Adalet Bakanlığı ve C. Savcılığına giden yazılar kartonu,

5 – Türkiye Noterler Birliği ile noter odasına giden yazılar kartonu,

6 – Değişik işlere ait giden yazılar kartonu,

7 – Genelgeler kartonu,

8 – Adalet Bakanlığı ve Türkiye Noterler Birliğine gönderilen

cet­veller kartonu,

9 – Teminat paraları makbuz kartonu,

10 – Noter kâtiplerine ait sözleşmeler dosyası,

11 – Noter personeli siciline ilişkin belgeler dosyası,

12 – Maliyeye yatırılan paralara ait makbuzlar kartonu,

13 – Müşterek hesaplara ait makbuz ve yazılar kartonu,

14 – Tavsiyeler dosyası,

15 – Tercümanlara ait yemin tutanakları kartonu,

16 – Noter ve imzaya yetkili kâtiplere ait yemin tutanakları kartonu, (Değişik son fıkra – 20.12.1995)

Kanunen noterlikte kalacak işlemlerin nüsha ve örnekleri yevmiye sıra numarasına göre kendi gruplarına ait cilt veya ciltbentlerde saklanır. Her ciltbentte en çok iki yüz elli dil bulunur. Cilt bentte kaç dilin olduğu kullanılmadan önce noter tarafından ciltbentin sonuna yazılarak onaylanır. İşlem kağıdı ile dilin yapıştırıldığı kısımları noter mührü ile mühürlenir. Yine her cildin kaç sayfadan oluştuğu, noter tarafından cildin sonuna ya­zılıp onaylanır.

ALTINCI KISIM

Evrak, defter ve sair büro malzemelerinin temini ile evrak ve belgelerin korunması ve imhası

Evrak, defter ve sair büro malzemelerinin temini

Madde 57 – Türkiye Noterler Birliği, organlarında ve noterliklerde kullanılan evrak, defter vesair büro malzemelerinin temini Türkiye Noter­ler Birliği ile organlarına ve noterlere aittir.

Bu ihtiyaçlar piyasadan veya Devlet Malzeme Ofisinden temin edi­lebilir.

İhtiyaçların Devlet Malzeme Ofisinden temini istendiğinde ofisin mübayaa şartlarına uygun talepte bulunulması zorunludur.

İhtiyaçlar noterin bağlı bulunduğu ofis ünitesinden karşılanır.

Noterlerde kullanılacak evrak ve defterlerde beraberlik sağlamak ge­rekli görüldüğü takdirde Türkiye Noterler Birliği aracılığı ile temin edile­cek evrak ve defterlerin kullanılması zorunludur.

Sabit eşya ve demirbaşların kullanılması

Madde 58 – Sabit eşya ve demirbaşlar, demirbaş defterine kaydedi­lerek numaralanır. Noterler ofisten sağlanan yazı ve hesap makinası ile sa­ir büro malzemelerini bir liste halinde bağlı bulunduğu odaya derhal bil­dirmek zorundadır. Bunlar devlet dairelerindeki esaslara göre miadı dol­madıkça elden çıkarılamazlar. Bunun aksine hareket eden disiplin cezası ile cezalandırılır.

Evrak, belge ve defterlerin saklanması ve korunması

Madde 59 – Noterliğe ait evrak, belge ve defterler noterlik arşivinde saklanır. Ancak vasiyetname ve emanet gibi özel surette muhafazası gereken belgelerin demir kasa veya çelik dolaplarda saklanması zorunludur.

Noterlik daire ve arşivlerinin yangın, su baskını, çalışma, sabotaj ve sair tehlikelere karşı korunması zorunludur.

Daire ve arşivin korunmasından noter ve başkâtip birlikte sorumludurlar.

Evrak ve Belgelerin imhası

Madde 60-(Değişik madde-20.12.1995)

Noterlikte kullanılan evrak ve belgelerin imhası, Muhafazasına Lü­zum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında 3473 sayılı Kanunun 6 ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 2 nci maddesine dayanılarak hazırlanan Noterlik Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapılır.