Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu

Madde 115 – Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu yedi üyeden kurulur ve dört yıllık bir süre için Türkiye Noterler Birliği Kongresi tara­fından seçilir. Kurulun dört de yedek üyesi bulunur. Şu kadar ki, asıl ve yedek üyelerin yarısı iki yılda bir ve dört yıl için yenilenir.

Noterlik Kanunu‘nun 170 nci maddesi hükmüne göre kongrece seçi­len yönetim kurulu, seçimi izleyen ilk toplantısında aralarında gizli oy’la Başkan, Başkan yardımcısı, genel sekreter ve sayman üyeyi seçerler. Yö­netim Kurulu bu toplantısında genel sekreter veya saymanın veya her iki­sinin de dışardan alınmasına karar verebilir.

Başkanlık divanı üyelerinden birinin veya birkaçının süresinin bit­mesi sebebiyle boşalan divan üyeliğine yönetim kurulunun yeni seçimleri takip eden ilk oturumunda gizli oyla seçim yapılır. Seçim dönemi sona er­meden Yönetim Kurulu Başkan ve üyelerinden birinin ayrılması halinde, göreve çağrılan yedek üyenin görevi, ayrılan asil üyenin seçim dönemi so­nuna kadar devam eder.

Genel Sekreter veya sayman veya her ikisinin de dışardan alınması­na karar verilmişse bunların dışındaki başkanlık divanı üyeleri ve Başkan seçimi yapılır. Dışardan atanacak Genel Sekreter veya Saymanın göreve başlamasına kadar yönetim kurulu bu görevlerin geçici olarak üyelerince görülmesine karar verir.

Yönetim Kurulu dışarıdan alınacak Genel Sekreter veya Saymanın nitelikleri, çalışma süresi ve ücretlerini tesbit ve atamalarını yapar.

(Değişik Son fıkra 30.4.1980) Dışardan atanan Genel Sekreter ve dışardan atanan Sayman Yönetim Kurulu toplantılarına katılırlar. Ancak, oya iştirak edemezler.

Birlik Yönetim Kurulu toplantı usulü ve karar yeter sayısı

Madde 116 – Birlik Yönetim Kurulu ayda bir defa olağan toplantı yapmak zorundadır. Başkan ve Yönetim Kurulu üyelerinden birinin isteği ile kurul, acele hallerde her zaman olağanüstü toplantıya çağrılabilir.

Başkan veya yardımcısının bulunmadığı hallerde toplantıya noter­likte en kıdemli üye başkanlık eder. Toplantı açıldığında ilk defa evvelki oturum tutanağı okunarak işe başlanır, her toplantı sonunda gelecek top­lantının günü kararlaştırılır.

Toplantı günü, üyelere çağrı mektubuyla bildirilir. Engeli olanlar, bunu en az yedi gün önce ve yazı ile başkanlık divanına bildirirler.

Belgeye bağlanmış haklı bir engele dayanmaksızın üst üste üç top­lantıya gelmeyen üye istifa etmiş sayılır. Üçüncü toplantıdan sonra durum ilgili üyeye bildirilir. Aynı zamanda ilk yedek üye de bir sonraki toplantı­ya asil üye olarak çağrılır.

Başkanlık divanı üyelerinden herhangi birisinin yerinin boşalması halinde, boşalan üye Yönetim kurulu üyelerinden ise Yönetim Kurulunca yeniden seçim yapılır. Şu kadar ki, boşalan yer Saymanlık veya Genel Sekreterlik ise Yönetim Kurulu seçim veya dışardan atama yapılacağına karar verir ve karar gereği yerine getirilir.

Birlik Yönetim Kurulu, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır.

Toplantıda yeter sayıda üyenin bulunması halinde başkan oturumu açar.

Yönetim Kurulunda toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile karar verilir. Şu kadar ki, en az dört üyenin bir oyda birleşmesi şarttır. Oylarda eşitlik halinde, Başkanın bulunduğu taraf üstün sayılır.

Birlik Yönetim Kurulu toplantılarının tutanakla tesbiti

Madde 117 – Yönetim Kurulu toplantılarında görüşmeler bir tuta­nakla tespit olunur. Tutanaklar stenografi, stenedaktilo, teyp ve benzeri va­sıtalardan biri veya birkaçı ile tutulur. Gerektiğinde el yazısı ile de tutula­bilir. El yazısından başka bir usulle tutulduğu takdirde karar fıkraları ayrı­ca el ile veya daktilo ile karar defterine yazılır. Deftere yazılan kararların altı aynı gün ve toplantı yerinde katılanlar tarafından imzalanır.

Başka usulle tutulan tutanaklar yönetim kurulunun müteakip toplan­tısına kadar ilgililerce deşifre olunarak daktilo edilir.

Bu tutanakların altı da katılanlarca imza edilir.

Teyp bandı yapılacak ilk kongreden sonra yönetim kurulunun kararı
ile silinir. Bunun dışındaki usullerle tutulan tutanaklar saklanır.

Deşifre edilen tutanağa itirazı bulunan üyenin itirazı imzası altında kendi el yazısı ile tutanağa geçirilir. Bu teyp bandı müteakip kongre top­lantısına kadar saklanır.

Yönetim Kurulunca imzası tamamlanan tutanaklar özel dosyalar içe­risinde saklanır.

Yönetim Kurulu toplantılarında düzenlenecek tutanakta oturum nu­marası, oturum yeri, oturum gün ve saati, tutanak numarası oturuma katı­lanlar ve katılmayanlar, katılmayanların engelleri olup olmadığı hususları

gösterir, engeli için belge gönderenler hakkında bir karar verilir. Engel belgesi göndermeyenlerin durumu ertesi oturumda incelenir.

Birlik Yönetim Kurulu gündeminin tespiti ve görüşülme usulü

Madde 118 – Toplantı gündemi başkanlıkça tespit edilir ve başkanın imzasını taşır.

Servisler tarafından gündeme alınması istenilen herhangi bir konu o servisin bağlı olduğu Başkanlık Divanı üyelerine intikal ettirilir.

Divan üyesi gerekli görürse bu konular Başkanın, yokluğunda Başkan Yardımcı­sının, Sayman veya Genel Sekreterin imzasını taşıyan bir yazı ile Yönetim Kurulunun gündemine alınır. Kurul lüzum görürse servis yetkililerinden açıklama isteyebilir.

Üyeler de herhangi bir konunun gündeme alınmasını teklif edebilir­ler. Başkanlıkça yapılacak oylama sonunda kabul edildiği takdirde teklif gündeme ilave olunur.

Yönetim Kurulu gündemdeki maddelerin yerlerini, görüşme sırasını değiştirmeye yetkilidir. Şu kadar ki, gündemde yapılacak bu değişiklikle­rin o maddenin görüşülmesine geçilmeden yapılması şarttır.

Herhangi bir maddenin gerekirse ertelenmesi mümkündür.

Gündemin görüşülmesine geçilince görüşülen her madde hakkında ilgiliden açıklayıcı bilgi alınabilir. Madde ile ilgili bu açıklamalardan son­ra söz isteyen üyelere sırası ile en az bir defa söz verilir. Görüşmeler ye­terli bulunduğunda oylamaya geçilir. Oylama işarı oyla yapılır (Kanunun 170/son maddesi mahfuzdur). Oylama sonuçlan zapta geçirilir ve karar sayısı belirtilir. Muhalif üyenin muhalefeti tutanakta belirtilir ve muhalif üye gerekli görürse aynı gün karar altına muhalefet şerhini yazar veya ya­zılı olarak verebilir. Muhalefetin yazılı olarak bildirilmesi halinde evrak kayıt defterine kaydedilerek tarih ve numara alması zorunludur. Kurulun toplantıyı başka bir güne ertelemesi halinde tayin edeceği gün için hazır­lanacak gündemin başına o gün bitirilemeyen gündem maddeleri alınır. Yeni konulan maddeler bundan sonraki sıraya girer.

Tutanağın birer örneği gelecek oturuma kadar üyelere verilir.

Başkanlık Divanı ve görev bölümü

Madde 119 – Başkanlık Divanı, Başkan, Başkan Yardımcısı ve Ge­nel Sekreter ile Saymandan teşekkül eder.

Başkan : Divan toplantılarında divana başkanlık eder ve kararları yü­rütür. Kanunla verilmiş diğer yetkileri kullanır ve görevleri yapar.

Başkan yardımcısı : Başkanın bulunmadığı zamanlarda veya baş­kanlığın herhangi bir sebeple boşalması halinde başkana ait yetkileri kul­lanır ve görevleri yerine getirir.

Başkan yardımcısının da yokluğunda bu görevleri yerine getirmek ve yetkileri kullanmak Yönetim Kurulunun meslekte en kıdemli üyesine aittir.

Sayman : Birlik mallarını ilgili kurulların vereceği kararlar gereğin­ce yönetir. Para alıp verme, bütçe uygulaması ve bunlara dair her türlü saymanlık işlerini yürütür ve gözetir. Sayman aynı zamanda para alıp ver­mede ve para ile ilgili işlemlerde düzenlenen kağıtları Birlik Başkanı ile birlikte imza eder.

Yetkili kurullarca başka servis ve merci görevlendirilmedikçe Birli­ğe ait her türlü mal ve işletmelerin yönetilmesi işlerini kurul kararları ve özel yönetmelikler gereğince yürütür ve gözetir.

Özel yönetmeliğe göre muhasebe servisinin personelini tezkiye ve murakabe eder.

Genel sekreter: Birlik Yönetim Kurulu Toplantılarına ait tutanakla­rın düzenlenmesi, Birlik iç çalışmalarının ve yazı işlerinin yönetilmesi, Birlik Merkez teşkilatına gerekli direktiflerin verilmesi ve düzenli çalış­masını sağlamak işleri ile Kanun ve bu Yönetmelikle başka merci, makam ve şahsa verilmemiş Birliğin her türlü sevk ve idaresi ve Personel özlük işlerinin kurullar kararları ve özel yönetmeliğe göre yürütülmesi Genel sekretere aittir.

Başkanlık Divanının çalışma şekli

Madde 120 – Başkanlık Divanı Yönetim Kurulu toplantı halinde ol­madığı zamanlarda bu kurulun vereceği yetki dairesinde çalışır. Genel Sekreter ve Sayman dışardan atandıkları takdirde divan toplantılarına asil üye olarak katılırlar ve oy kullanırlar. Başkanlık Divanı üyelerinden birisi süresi dolmadan önce ayrılırsa geriye kalan görev süresi için bir ay içinde yenisi seçilir. Dışardan atananlar için süre sözleşme ile tespit olunur. Bun­lardan birisinin herhangi bir sebeple ayrılması halinde yerine atanacakla yeni sözleşme yapılır.

Genel Sekreter, görevlerinden bir kısmını veya tamamının görülme­si için gerektiğinde yardımcısını veya bir görevliyi yetkilendirebilir.

Saymanın makbul engeli haline münhasır olmak şartıyla saymanlık yetki ve görevlerini yapmak ve yerine başkanla birlikte imza kullanmak üzere Yönetim Kurulu kendi üyelerinden birini vekil tayin eder.

Başkanlık Divanı toplantılarında gündem:
Tutanak ve karar yeter sayısı

Madde 121 – Başkanlık divanı Başkanın davetiyle toplanır. Toplan­tı gün ve saatlerini başkan tespit ve üyelere tebliğ eder. Tebligatın yazılı olması gerekmez. Toplantıda gündemi başkan tespit ve toplantıya arzeder, toplantı esnasında divan üyelerinin gündeme alınmasını öngören teklifle­rini Başkan oya sunar. Kabul edilen teklifler gündeme ilâve olunur.

Divan kararlan çoğunlukla alınır. Oyların eşitliği halinde başkanın bulunduğu taraf üstün sayılır. Kararlar bir tutanakla tespit olunur. Bu tuta­naklar özel dosyalarda saklanır. Bilâhare karar fıkraları karar defterine ya­zılarak altı oturumda bulunmuş başkan ve üyelere imza ettirilir ve aslın­dan gereği kadar örnek çıkartılarak ilgili servislere dağıtılmak üzere genel sekreterliğe verilir. Bu örneklerin aslına uygunluğu Başkanlıkça onaylanır.

Karar tutanaklarının başına kararın tarihi, sayısı, katılanların ad ve soyadları ile görevleri yazılır.

Tutanakların tutulması, kararların yazılması ve bu hususa ait diğer işler özel yönetmelikte belirtilen şekilde görevlendirilecek raportör ve kâ­tipler tarafından yapılır. Bu fıkra yönetim kurulu toplantılarında da uygu­lanır.