Noter odalarında tutulacak defterler

Madde 39 - Noter Odalarında aşağıda gösterilen defterlerin tutulma­sı zorunludur.

1 – Noter odası üye kayıt defteri,

2 – Noter odası karar defteri,

3 – Stajyer defteri,

4 – Noter kâtipleri sicil defteri,

5 – Noterlik ortak cari hesap defterleri,

6 – Diğer defterler.

Noter Odası üye kayıt defteri

Madde 40 – Noter odasına bağlı noterliklerde görev yapan noterle­rin üye olarak kaydedildiği defterdir. Bu defterde her notere bir sayfa ay­rılır. Sayfanın sağ başına fotoğraf, altına noterin adı, soyadı, odaya kayıt numarası, noterliğin adı, noterin doğum tarihi, doğum yeri, noterliğe ilk tayin edildiği tarih ile nakil varsa geldiği veya gittiği noterlik, giriş aidatı­na ait makbuzun tarih ve numarası ve düşünceler sütunu ile noterin, her türlü tatbike medar olacak imzası ve mühürünü ihtiva etmesi gerekir.

Noter Odası karar defteri

Madde 41 – Noter odası karar defteri bu yönetmeliğin 33 üncü mad­desinde yer alan karar defterleri gibi aynı şekil ve usuller dairesinde tutu­lur.

Stajyer defteri

Madde 42 – Noter odaları, bölgelerindeki stajyerlerin durumunu gösteren bir defter tutarlar. Bu deftere stajyerin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, adresi, bitirdiği okul, staj için müracaat ettiği tarih, kabul tarihi, staj yaptığı noterlik ve aldığı ücret ile stajın sonucu ve stajyer hakkında tanzim edilen rapor özetleri, imza yetkisi verilmişse tarihi ve vekâlet etti­ği noterlik adı ve süresi kaydolunur.

Noter kâtipleri sicil defteri

Madde 43 – Her noter odası kendi bölgesindeki noterliklerde çalışan kâtipler için sicil defteri tutmakla zorunludur, bu defter, birlik memur ve hizmetlileri için tutulacak defterler gibi tutulur. (Örnek 4)

Her oda, işbu yönetmelik yürürlüğe girdiği tarihten itibaren altı ay içinde bölgesindeki kâtiplere bir sicil numarası vermek suretiyle bu defte­re kaydetmek zorundadır. Sicil numarası verirken kâtiplerin noterliklerde-ki hizmet süreleri esas alınır.

Bu deftere kâtibin sicil numarası, adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, çalıştığı noterlik, tahsil durumu, imza yetkisi varsa yetkinin verildiği veya alındığı tarih, aldığı cezaları, naklen geldiği veya gittiği noterlik adı ve ünvanındaki değişiklikler kaydolunur.

Noter Odasında tutulan bu defter kayıtları gizli olup ancak oda bu­nu, istendiğinde Bakanlık yetkilileri, Türkiye Noterler Birliği, Disiplin Kurulu gibi merciler ile o kâtibi çalıştıran veya çalıştırmak isteyen notere gizli olarak bildirir.

Noter kâtipliğine veya adaylığına yeni atananlar, tayin tarihini takip eden 15 gün içinde bu deftere kaydedilir. Her noter aldığı kâtip veya ada­yı bu süre içinde odaya bildirmekle yükümlüdür.

Bu defterden başka odalarda her noter kâtibi için yönetmeliğin 9 un­cu maddesinde aranan belgeleri ve imza yetkisi verildikçe yemin zaptı su­retlerini ve ceza verilmişse ilâm ve kararları ihtiva eden bir dosya tutulur.

Noterlikler Ortak Cari hesap defteri

Madde 44 – Noterlikler Ortak Cari Hesap Defterleri, 1512 sayılı Ka­nunun 109 uncu ve 166/12. maddeleri uyarınca tutulacak defterlerdir.

A – 1512 sayılı Kanunun 109 uncu maddesine göre her bankada açı­lacak hesap için tutulacak Banka Cari Hesap Defteri,

B – 1512 sayılı Kanunun 166/12. maddesine göre kambiyo senetleri ortak hesabı için yine her bankada açılacak hesaba ait olmak üzere, tutu­lacak Kambiyo Senetleri Banka Cari Hesap Defteri. (Örnek 5)

Bu defterler Yönetmeliğin 12 inci kısmındaki esaslar gözönünde bu­lundurularak tutulur.

Diğer defterler

Madde 45 – Noter odalarınca, ayrıca, görevli noterlikler defterleri, oda memurları sicil defteri, muhabere defteri, zimmet defteri, demirbaş eş­ya defteri, muhasebe yevmiye defteri, sigorta dosyası, gelen giden yazış­malar için kartonlar, her noter için ayrı ayrı yazışma dosyalan usullerine göre tutulur.

Odalarca tutulacak defterler, 33 üncü madde gereğince onaylanır.