Noterliklerde tutulacak defterler

Madde 46 – Noterliklerde aşağıdaki defterlerin tutulması zorunlu

dur.

l – Yevmiye defteri

2 – Emanet defteri,

3 – Tescil defteri,

4 – Muvazene defteri,

5 – (Yürürlükten kaldırılmıştır – 20.12.1995)

6 – Teftiş defteri,

7 – Muhabere defteri,

8 – Zimmet defteri,

9 – Personel sicil defteri,

10 – İzin defteri,

11 – Demirbaş eşya defteri,

Noterliklerde tutulacak defterler kullanılmadan önce bağlı bulun­dukları hakimliğe tasdik ettirilir.

Yevmiye defterleri

Madde 47 (*) – (Değişik ilk fıkra : 15.11.1987) Yevmiye defteri iki sayfalı bir defterdir. Defterin sol tarafında, yevmiye sıra numarası, işin ni­teliği, ilgililer, harç, damga vergisi, katma değer vergisi ve değerli kağıt­lar, sağ sayfada diğer gelirler adı altında, noter ücreti, (Kanunlarında, harç, vergi ve resimden bağışık olduğu yazılı işlemler dahil) düzenleme ücreti, yazı (bildirim yazı ücreti dahil), çevirme, karşılaştırma tescil, emanetlerin saklanması, defter onaylama, yol ödeneği, aracılık ücreti, memur vasıtası ile tebliğ vesair ücretleri ile ücretler yekûnu ve genel yekûn sütunları kap­sar.

Yevmiye defterine, gelen iş kağıtları geliş sırasına göre numara alır ve deftere işlenir. Her iş günü bitiminde günlük işlerin kalem kalem ye­kûnları alınır.

( Maddede iki kez değişiklik yapılmıştır.

Önce 2 Ekim 1984 tarihinde yürürlüğe giren Yönetmelik değişikliği sırasında II inci fıkra eklenmiştir.

15 Kasım 1987 tarihinde yürürlüğe giren Yönetmelik değişikliği sırasında l inci ve II inci fıkralara değiştirilmiş ve 12 nci fıkra eklenmiştir.)

Bir günkü yekûnun altına varsa bir evvelki gün veya günler yekûnu yazılır. 15 gün toplamı birinci dönem yekûnu olmuş olur. Maliyeye veri­len beyanname yekûnu bu miktarı ihtiva eder.

Ayın 16 ncı günü, ikinci dönemin birinci günü olduğu için yekûnu alındıktan sonra evvelki günler yekûnu eklenmez. 17 nci (İkinci dönemin ikinci günü) günün toplamı altına 16 ncı günün toplamı eklenir, bu suret­le ayın son günü ikinci dönemin toplamı bulunmuş olur ki, ikinci dönem beyannameye bu miktarlar işlenir.

İkinci dönem toplamının altına, birinci dönemin toplamı eklenerek birinci ayın yekûnu elde edilmiş olur. Bu yekûnda aylık cetvelin ve aylık gelirin işlendiği muvazene defterinin esasını teşkil eder. Aylık gelirler bu toplamın rakamlarına göre tespit edilir.

Türkiye Noterler Birliğine, Noterlik Kanununun 71. maddesine gö­re verilecek cetveller bu toplama göre hazırlanır.

Müteakip aylarda yukarıdaki usulle toplama işlemleri yapılır, bir ay evvelki genel yekûn aylık son yekûna eklenerek sene tamamlanır. Bu su­retle yıl sonu hesaplan da bu yekûna göre yapılmış olur.

Görevli noterliklerde ortak cari hesaba ait işlemler yevmiye defteri sıra numarasına göre yevmiye kırmızı boyalı bir kalemle işlenir. Bu müm­kün olmazsa bu sıra numarasının düşünceler hanesine noterlikler ortak ca­ri hesabına ait olduğu işaret veya mühür basılarak belirtilir.

Yevmiye defteri yılın başında bir numaradan başlayarak sene sonu­na kadar, yapılan işlem kadar numara alır. 15 günlük yekûnlara göre nu­mara yenilenmez, numara birbirini izler.

Noterlik Kanununun 52. maddesine göre tatilde yapılan işler tatili iz­leyen ilk iş gününün ilk yevmiye numarasına kayıt günü tarihi ile yazılır. Ondan sonra günlük işlere devam olunur.

(Değişik 11 nci fıkra – 15.11.1987)

Aynı biçimde işlenmesi ve aynı bilgileri taşıması şartıyla bu defter, bilgisayar aracılığı ile de tutulabilir. Bu takdirde, bilgisayarda işlem gör­meye elverişli ve her birisi üzerlerine mühür basılmak, ilk ve sonuncu say­faları imzalanmak suretiyle yetkili Asliye Hukuk

hâkimine onaylatılmış ve teselsül eden sıra ve onay numaraları yazılı olan müstakil kağıt yaprak­lar kullanılır. Bu yapraklar özel dosyada muhafaza edilir. Bir seri yaprağın işlenmesi bitince ciltlenerek, cilt kapağına kaç sayfadan ibaret olduğu ya­zılıp onaylandıktan sonra dairede saklanır.

(Ek fıkra -15.11.1987)

Aynı ilgiliye ait, aynı nitelikteki birden fazla işler, numaraları tek tek belirtilmek suretiyle deftere tek kalem halinde işlenebilir.

Emanet defteri

Madde 48 – Noterliklere verilen her türlü emanetlerin kayıt defteri­dir. Defter karşılıklı iki sayfalı olarak kullanılır.

Sol tarafa, emanet tutanağının tarih ve numarası ile emaneti verenin adı, soyadı, baba adı, doğum tarihi, adresi ve adına yatırılanın adı, soyadı (biliniyorsa) baba adı, doğum tarihi, adresi açık olarak yazılır. Bu sayfaya lehine emanet yatırılan kimseye tutanağın bir örneğini tebliğ edildiği tarih ve emanetin miktar ve cinsi, varsa özel vasıfları yazılır.

Sağ tarafa, emanetin ilgiliye verilmesi işlemi yazılır. Emanetin veril­diğini gösteren tutanağın tarih ve numarası, para ise çekin tarih ve numa­rası yazılır ve imzası alınır.

Tescil defterleri

Madde 49 – Kanunlara göre tescilleri gereken işlemlerin yazıldığı defterlerdir.

Tescil defterine, tescili gerekli işlemler sıra numarası, işlemin tarih ve numarası, ilgililerin adı soyadı, işlemin niteliği yazılmak suretiyle tes­cil edilir. Tescilde işlem aynen yazılabileceği gibi özet halinde de yazıla­bilir.

Kanunlarında gösterilen sair şekiller saklıdır.

Noterliklerde tutulacak tescil defterleri şunlardır:

1 – Mülkiyeti muhafaza kaydıyla yapılan satışların tesciline ait defter,

2 – Kanunların tescilini emrettiği akit ve işlemlerin kaydına mahsu­su tescil defteri,

Ayrıca, noterler dairelerinde yapılan vasiyetname vesair ölüme bağ­lı tasarruf işlemlerini, vasiyette veya tasarrufta bulunan ilgilinin soyadına göre tutulacak bir fihrist defterine, işlem tarih ve numarasını da belirtmek suretiyle kaydederler.

Muvazene defteri

Madde 50 – Noterliklerin aylık gelir ve giderlerinin kaydedildiği defterdir. Karşılıklı iki sayfa olarak kullanılır. Sol sayfasına yevmiye def­terinde gösterilen kaynaklarına göre aylık gelirle, sağ sayfasına da aylık giderler yazılır.

Değerli kağıt defteri

Madde 51 – (Yürürlükten kaldırılmıştır – 20.12.1995)

Teftiş defteri

Madde 52 – Adalet Müfettişlerinin teftişleri sonunda yapacakları tenkit ve tavsiyelerin işlenmesine mahsus defterdir.

Muhabere ve zimmet defterleri

Madde 53 – Muhabere defteri, noterlik dairesine gelen ve noterlik­ten gönderilen yazıların kaydedildiği defterdir. Bir yaprağına gelen, diğer yaprağına giden yazılar kaydedilir. Gelen ve giden yazılar için ayrı ayrı iki defter de tutulabilir. (Örnek 6)

Zimmet defteri, noterlik dairesinden gönderilen evrakın personel aracılığı ile diğer tarafa verilmesi halini tespit eden defterdir. Bu defter bir tane olabileceği gibi, kambiyo senetleri protesto evrakının teslimi ve sair yazışmalar için ayrı olmak üzere birden fazla da olabilir. (Örnek 7)

Personel sicil ve izin defteri

Madde 54 - Noterlik dairesinde çalışan personele ait bilgilerin kay­dedildiği defterdir, bu defterde her kâtip ile aday ve hizmetli için karşılık­lı iki sayfa ayrılır. Sayfanın sol baş tarafına ilgilinin fotoğrafı yapıştırılır. Defterde adı soyadı, doğum tarihi ve yeri, baba ve anasının adı, öğrenim durumu, kâtiplik sicil numarası, iş yeri numarası, sigorta sicil numarası, işe giriş tarihi, ücreti,sicilindeki değişiklikler işten ayrılma nedeni ve ta­rihi, geldiği iş yeri ve görevler, bu noterlikte aldığı disiplin cezaları, daha önce aldığı disiplin cezaları sütunları bulunur. (Örnek 4) İş Kanununa göre ayrıca ücretli izin defteri tutulur.

Demirbaş eşya defteri

Madde 55 – Özel kanununa göre tutulur. Mesleki faaliyetin ifası için noterin zati eşyası ile noter tarafından daire hizmetine tahsis edilmiş taşı­nır ve sabit eşya ve malzemenin tümü bu deftere yazılır. Bu eşyalardan amortismana tabi olanlar ayrı bir bölümü, amortismana tabi olmayanlar ise ayrı bir bölüme kaydedilir.

Bu defterin ayrı bir bölümüne noterlikte kullanılan mühür, başlık, kaşe gibi malzemelerin kaydedilmesi zorunludur. Bunların iptali halinde yenileri kaydolunur. İptal olunanların karşısına iptal olunanlar imha edil­mek üzere noter odasına gönderilir.